Verslag van de Raad van Toezicht

Voorwoord

Voor de medewerkers van het UMCG was het go-live moment van het nieuwe EPD in de nacht van 2 op 3 december ongetwijfeld een van de hoogtepunten van het jaar. Dwars door de organisatie was de spanning en de daarop volgende opluchting, de trots op het gepresteerde, de betrokkenheid voelbaar. De Raad van Toezicht heeft op gepaste afstand meegeleefd met dit enorme project. Ook wij waren en zijn trots op de robuustheid en de positiviteit waarmee de invoering vorm heeft gekregen. Met de Ondernemingsraad heeft de Raad van Toezicht in alle openheid, zoals gebruikelijk, kunnen spreken over het gevoelen in de organisatie over het EPD, maar net zo goed over alle andere onderwerpen, die de medewerkers aangaan. Hiervoor past onze dank en waardering.

De leden van de Raad van Toezicht vervullen hun taak met zorgvuldigheid en ook met plezier. Dat heeft veel te maken met het enthousiasme dat zij keer op keer tegenkomen in het UMCG, bij de Raad van Bestuur en bij andere gremia. Het ziekenhuis is een prachtige werkgemeenschap, met hoge standaarden op het gebied van zorgkwaliteit, onderzoek en onderwijs. Daarom hebben wij vertrouwen in de toekomst, ook als het zorglandschap om veranderingen zal vragen.

Andrée van Es, 

Voorzitter Raad van Toezicht UMCG

 

 

Invulling van het toezicht in 2017 

Vergaderingen en bijeenkomsten
In 2017 heeft de Raad van Toezicht vijf keer regulier vergaderd, waarbij telkens de Raad van Bestuur aanwezig was: 13 februari, 29 mei, 9 september, 11 november en 18 december. 

De Raad van Toezicht vervult haar taak op basis van door de Raad van Bestuur aangeleverde documenten, op basis van eigen waarnemingen in het UMCG en natuurlijk ook op basis van algemenere ontwikkelingen in de maatschappij, in het wetenschappelijk onderzoek en in de zorgsector. In het vastgestelde informatieprotocol tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht staat beschreven wanneer de Raad van Bestuur welke informatie naar de Raad van Toezicht stuurt. De Raad van Toezicht ontvangt voorafgaand aan elke vergadering een schriftelijke rapportage over de actuele ontwikkelingen binnen het UMCG op het gebied van governance, kwaliteit en veiligheid, personeel en organisatie, samenwerkingsverbanden, grote projecten en bedrijfsvoering. Ieder individueel lid van de Raad van Toezicht heeft een eigen portefeuille waarbij de eigen expertise volledige tot haar recht kan komen.

Kwaliteit en veiligheid van de patiëntenzorg is een vast agendapunt in iedere vergadering van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht ziet dat de Raad van Bestuur veel aandacht heeft voor kwaliteit en veiligheid in het UMCG en dat het beleid van de Raad van Bestuur op gestructureerde wijze wordt geïmplementeerd, onder meer via de zogeheten leidende coalities van zorgprofessionals. 

De Audit Committee van de Raad van Toezicht heeft op 29 mei onder leiding van voorzitter drs. J.P.P. Bos RA vergaderd in aanwezigheid van de externe accountant. Daarbij zijn het verslag van de accountant bij de jaarrekening, de jaarrekening en het jaarverslag besproken en zijn de vragen van leden van de Raad van Toezicht beantwoord. Ook de managementletter en de reactie van de Raad van Bestuur hierop is besproken. De accountant concludeert dat de administratieve organisatie en interne controle binnen het UMCG op orde zijn. De Raad van Toezicht heeft de jaarrekening over 2016 tijdens zijn vergadering van 29 mei 2017 goedgekeurd op voorwaarde van beantwoording van enkele aanvullende vragen met betrekking tot enkele wijzigingen in het O&O-deel van de jaarrekening. Deze vragen zijn beantwoord en door de Raad van Toezicht goedgekeurd op 14 juni 2017.

Leden van de Raad van Toezicht voeren regelmatig een-op-een gesprekken met de individuele leden van de Raad van Bestuur met betrekking tot de aangelegenheden behorende bij hun aandachtsgebieden.

Op 30 oktober 2017 heeft het jaarlijkse overleg tussen de voorzitters van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht van de Rijksuniversiteit Groningen en de voorzitter van de Raad van Toezicht, de voorzitter Raad van Bestuur en decaan van het UMCG plaatsgevonden. Hierin is onder meer de samenwerking tussen het UMCG en de RUG besproken. 

Governancecode
Vanaf 1 januari 2017 is de nieuwe Zorgbrede Governancecode van kracht. Deze nieuwe governancecode geldt voor alle bij het BoZ (Brancheorganisaties Zorg) aangesloten zorgpartijen, zo ook voor het UMCG. 2017 heeft in het teken gestaan van de implementatie van de nieuwe governancecode, vanaf 2018 dienen alle zorgpartijen de governance conform de code georganiseerd te hebben. De implementatie van de nieuwe code is besproken met de Raad van Bestuur en met de inspraakgremia.

De Raad van Toezicht heeft overleg gevoerd met de Ondernemingsraad, op 12 april en op 1 november. Doel van deze halfjaarlijkse overleggen is een gedachtewisseling over de ontwikkelingen in het UMCG vanuit het perspectief van de medewerkers. Afgelopen jaar is vooral gesproken over de grote IT- en bouwprojecten en de implementatie van het EPD. Over dezelfde thema’s heeft de Raad van Toezicht met het bestuur van het Stafconvent gesproken op 13 februari 2017 en 11 september 2017. Daarbij zijn ook uitdrukkelijk het thema kwaliteit en veiligheid, cultuur en EPD aan de orde gekomen.

De Raad van Toezicht heeft in 2017 gesproken met de Cliëntenraad en de Verpleegkundige Adviesraad op 12 april 2017. De Raad van Toezicht vindt de overleggen met de interne gremia van het UMCG bijzonder waardevol om zich te kunnen informeren over de wijze waarop ontwikkelingen in het UMCG worden ervaren door patiënten en door de beroepsgroepen.

Besluiten en discussies
De Raad van Toezicht heeft in 2017 goedkeuring verleend aan de volgende besluiten van de Raad van Bestuur:
•    Jaardocument en jaarrekening 2016 worden goedgekeurd;
•    Begroting 2018 en meerjarenbegroting worden goedgekeurd;
•    Nieuwe informatieprotocol vastgesteld;
•    Budgettaire kader voor het project Hotfloor in de meerjarenbegroting wordt goedgekeurd;

Het jaar 2017 stond voor de Raad van Toezicht in het teken van discussie over onder andere de volgende strategische onderwerpen:

O&O
In 2017 is gestart met het ontwikkelen van een nieuwe researchstrategie UMCG die in 2018 geïmplementeerd zal worden. Tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht is dit onderwerp regelmatig aan bod gekomen en is het plan van aanpak om te komen tot een nieuwe researchstrategie besproken.

De rol van het UMCG in de regio
Aan de hand van een strategische notitie en onder begeleiding van externe expertise zijn meerdere sessie georganiseerd om de rol van het UMCG in de regio nu en in de toekomst te bespreken.

Externe risico’s
Nadat in 2016 de interne risico’s zijn behandeld door de Raad van Toezicht, is in 2017 de externe risicoanalyse besproken. Tevens heeft een verdiepende discussie plaatsgevonden over het onderwerp informatiebeveiliging en het voorkomen van datalekken.

Cultuur en leiderschap
Mede op basis van het IGJ-rapport over het UMC Utrecht is door de Raad van Toezicht zowel met de Raad van Bestuur als met de inspraakgremia gesproken over het thema cultuur in het UMCG en hoe de cultuur(aanpassing) kan bijdragen aan de doelstellingen van het UMCG. Daarnaast heeft in het leiderschapsprogramma het thema cultuur een prominente rol gekregen.

Overgang naar een nieuw EPD en IT-ontwikkelingen 
Voorafgaand aan de succesvolle Go-Live van het EPD in december van 2017 is tijdens iedere vergadering tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur gesproken over de voortgang van de implementatie, de risico’s, de verbetermaatregelen en de beheersing. Ook de invoering van het ERP is zowel voor als na de implementatie besproken.

Samenwerking met de Ommelander Ziekenhuis Groep (OZG)
De Raad van Toezicht is in 2017 tijdens iedere vergadering geïnformeerd door de Raad van Bestuur over de voortgang van de nieuwbouw van het OZG.

Zorgcontractering
Het UMCG heeft over 2017 met alle zorgverzekeraars een contract gesloten, met uitzondering van DSW. Met DSW is begin 2018 alsnog een meerjarencontract afgesloten. De Raad van Bestuur heeft de Raad van Toezicht voortdurend op de hoogte gehouden van het verloop van de onderhandelingen. De Raad van Toezicht steunde het streven van de Raad van Bestuur om meerjarenafspraken te maken met zorgverzekeraars, om gewenste verschuivingen van zorg in de regio te kunnen realiseren. De Raad van Toezicht deelde de zorgen van de Raad van Bestuur over nationale en internationale ontwikkelingen rondom de financiering van (dure) geneesmiddelen. 

Bouwplannen 
Bouwen aan de toekomst van gezondheid is waar het UMCG voor staat. De Raad van Toezicht onderschrijft de noodzaak van de bouwplannen om het UMCG toekomstbestendig te maken. 2017 heeft wat betreft bouw in het teken gestaan van de herijkte plannen rond het project Hotfloor en is de bouwprioritering besproken. 
In 2017 is tevens het gebouw van het UMCG Protonentherapiecentrum opgeleverd volgens planning. 

De werkgeversrol
De Raad van Toezicht is verantwoordelijk voor het benoemen, beoordelen en belonen van de leden van de Raad van Bestuur. 

Met de individuele bestuursleden zijn in 2017 de jaarlijkse functioneringsgesprekken gevoerd. Daarnaast zijn dhr. Aartsen (in juni) en dhr. Van der Zee en dhr. Snapper (december) herbenoemd als respectievelijk voorzitter, vicevoorzitter en lid van de Raad van Bestuur voor een periode van 5 jaar.

Terugblikken en vooruit kijken
De Raad van Toezicht heeft ook in 2017 het eigen functioneren in een besloten vergadering geëvalueerd, ditmaal onder begeleiding van een externe (zoals de Zorgbrede Governancecode voorschrijft). Ook de samenwerking met de Raad van Bestuur over het jaar 2017 is gezamenlijk geëvalueerd. 

In 2018 staan belangrijke thema’s zoals kwaliteit en veiligheid, de transitie naar hoogcomplexe zorg, het werken met het nieuwe EPD, de grote bouwprojecten (waaronder operatie Hotfloor) en het kostenreductieprogramma 2016-2019 op de agenda van het UMCG en daarmee ook op de agenda van de Raad van Toezicht. Iedereen in het UMCG is zich ervan bewust dat de lat zeer hoog ligt en dat er in 2018 veel van medewerkers wordt gevraagd. Gelukkig is, zoals eerder geconstateerd, de motivatie bij alle betrokkenen groot om van de veranderingen succesvolle vernieuwingen te maken. 

Slotwoord
De Raad van Toezicht dankt hierbij alle medewerkers van het UMCG voor hun inzet en voor de resultaten die in het afgelopen jaar zijn behaald. Er is grote waardering voor de inzet van professionals binnen het UMCG, niet alleen als centrum voor topreferente zorg waarin de patiënt als mens centraal staat, maar ook als centrum voor onderwijs en onderzoek. De Raad van Toezicht kijkt dan ook uit naar een nieuw jaar van samenwerking met iedereen in het UMCG, in het bijzonder met de gedreven leden van de Raad van Bestuur. In het prachtige UMCG wordt ook in 2018 een bijdrage geleverd aan de kerntaken patiëntenzorg, onderwijs & opleidingen en onderzoek en daarmee aan de gezondheidszorg en de gezondheid in het noorden van Nederland en daarbuiten.