Organisatie

5.1 Medewerkers

Gezonde, goed functionerende, gekwalificeerde en bevlogen medewerkers zijn essentieel voor patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en innovatie op hoog niveau. Medewerkers in het UMCG leren en ontwikkelen zich continu en het UMCG is daarnaast altijd op zoek naar talentvolle medewerkers met nieuwe ideeën over hoe het beter kan. Het UMCG probeert iedereen de ruimte te geven om te excelleren en te innoveren. 
Gemotiveerde en kundige medewerkers zijn een cruciale voorwaarde om de missie en visie van het UMCG te realiseren. 

2017 is een pittig jaar geweest voor de medewerkers van het UMCG: veel grote projecten die tegelijkertijd liepen met harde deadlines, zoals de invoering van het EPD, maar ook de toenemende arbeidsmarktkrapte en het ervaren van werkdruk. Er is hard gewerkt door alle medewerkers. Er is bewust voor gekozen om in 2017 een aantal zaken niet of minder te doen, zoals het LSS-programma, het online medewerkeronderzoek en opleiden & trainen. Dit had tot resultaat dat meer tijd en energie gestoken kon worden in de grote opgaven. Deze opgaven maken het nog meer duidelijk dat hieraan vasthouden moet worden en dat hier expliciet aandacht voor moeten zijn: ‘zie de mens’. 

5.1.1 Ontwikkeling

Healthy@Work
Onderzoek, onderwijs en zorg in het UMCG zijn gericht op gezond en actief ouder worden (Healthy Ageing). Wat het UMCG de patiënten adviseert, vraagt het UMCG haar medewerkers ook. Het programma Healthy@Work stimuleert dit bij alle UMCG-medewerkers; eigen regie voeren op sociaal, fysiek, emotioneel gebied en op duurzame inzetbaarheid. Zo leveren medewerkers met elkaar een bijdrage aan de gezonde samenleving en daarmee zowel in het UMCG als daarbuiten, geven zij het goede voorbeeld. Healthy@Work is één van de drie speerpunten van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

Healthy@Work ontstaat als resultaat van elkaar versterkende onderdelen: 

  • positieve gezondheid van medewerkers;
  • een gezonde organisatie;
  • het gesprek over duurzame inzetbaarheid in de volwassen arbeidsrelatie.

Dit jaar hebben is de ‘Healthy@Work-kapstok’ uitgewerkt. Hiermee is nog beter in kaart gebracht wat verstaan wordt onder Healthy@Work, wat gedaan wordt op dit gebied en waar medewerkers gebruik van kunnen maken. Belangrijke bouwstenen hierbij zijn: vitaliteit & leefstijl, loopbaan & ontwikkeling, levensfase & werk, communicatie en tot slot leiderschap. Hier wordt in 2018 verder aan gewerkt. Een vast onderdeel is de jaarlijkse Healthy@Work-week. Deze is ook dit jaar weer druk bezocht. 

Duurzaam inzetbaar
De zogenaamde Sofokles-subsidie wordt besteed aan sociale innovatieprojecten die binnen twee programmalijnen vallen: werk & behoud van je werk en vitaal in je werk. Een deel van de beschikbare Sofokles-subsidie is specifiek toegewezen aan duurzame inzetbaarheidsinitiatieven voor de verpleging en de medische administratie. Daarnaast is in 2017 de programmaraad duurzame inzetbaarheid ingesteld, bestaande uit een vertegenwoordiging van UMCG-medewerkers. Deze programmaraad beoordeelt en toetst de ingediende aanvragen. In 2018 starten de projecten die subsidie toegekend hebben gekregen en kunnen nieuwe aanvragen ingediend worden.

Mensenwerk 
‘Mensenwerk’ heeft als doel om te zorgen dat medewerkers in staat zijn regie te nemen op hun eigen loopbaan om zo de toekomst een stap voor te zijn. Mobiliteit en talentontwikkeling zijn de belangrijkste aandachtsgebieden. Mensenwerk ondersteunt medewerkers en de organisatie om vorm en inhoud te geven aan deze onderwerpen door een breed zicht op vacatures, tijdelijke werkzaamheden en potentieel inzetbare medewerkers. Samen met andere betrokken partijen is in 2017 een verdere aanzet gemaakt om te komen tot een netwerk rond deze thema’s. In 2018 ligt de focus met name op doorstroom. 

Op het gebied van doorstroom zijn diverse initiatieven door medewerkers ontwikkeld die vallen onder de noemer Healty@Work en duurzame inzetbaarheid. Resultaten zijn onder andere: het ontwikkelgesprek (naast het jaargesprek), een kijkje in de keuken met ruim 50 deelnemende afdelingen, de week van de trots, een toolbox duurzame inzetbaarheid en een succesvol congres voor medewerkers van 55 jaar en ouder  gericht op duurzame inzetbaarheid. ‘Pionieren’ is de overkoepelende term die we voor dit soort initiatieven gebruiken.

Leiderschapsontwikkeling
Om leidinggevenden te ondersteunen en te inspireren bij het invullen van hun rol in een meer op gezamenlijkheid gerichte organisatie, is in 2016 gestart met het curriculum leiderschap. Dit is een programma voor verschillende leidinggevende niveaus. In 2017 is gestart met relevante thema’s met als doel te leren wat complexe vraagstukken vragen van leiderschap. Verder hebben leiderschapsbijeenkomsten plaatsgevonden voor diverse leidinggevende groepen. In 2018 krijgt het programma een vervolg vanuit de vijf basisprincipes van Clinical Governance en met de training Leiding geven als Professie. Het UMCG laat alle leidinggevenden in het UMCG kennis nemen van deze leiderschapsprincipes. Ook komt nog nadrukkelijker het thema leiderschap terug in de beleidsoverleggen en jaargesprekken vanuit de Raad van Bestuur en gaat de Raad van Bestuur in gesprek met groepen medewerkers om goed voeling te houden met wat er leeft en speelt.

Medewerkeronderzoek in Dialoog
In mei van 2016 is gestart met het voeren van online medewerkersdialogen met behulp van de methodiek van Synthetron (Synthetron is een online discussieprogramma dat groepen mensen in staat stelt met elkaar ideeën uit te wisselen). Deze innovatieve aanpak past goed in het gedachtengoed over leiderschap in het UMCG. Over een periode van drie jaar worden 300 dialogen gevoerd binnen even zo veel teams in het UMCG. Anoniem wordt online met elkaar in discussie gegaan over wat goed gaat binnen het team, wat beter kan en hoe hier aan gewerkt kan worden. Medewerkers worden zo op actieve wijze betrokken bij het functioneren en waar mogelijk verbeteren van het team. De uitkomsten van de hoofdvragen worden gelinkt aan de uitkomsten van de vorige medewerkers-onderzoeken. In 2017 hebben ongeveer 1000 deelnemers meegedaan. In 2018 wordt fors ingezet op het stimuleren van de online medewerkerdialogen. 

Traineeshipprogramma UMCG Next
Een programma om talenten te laten instromen is het traineeshipprogramma UMCG NEXT voor jonge academici die net zijn afgestudeerd en voor getalenteerde medewerkers die al in dienst zijn. Het resultaat van dit programma is dat vrijwel alle trainees zijn ingestroomd in reguliere banen in het UMCG dan wel in de noordelijke regio zijn blijven werken, zodat talent behouden blijft in het noorden. In 2018 wordt onderzocht of het programma in de huidige vorm nog passend is bij de HR-ambities of dat herijking plaats moet vinden. 

Programma Lean Six Sigma en procesverbetering in het UMCG
Het programma Lean Six Sigma (LSS) heeft als doelstelling bij te dragen aan procesverbeteringen en verhogen van de doelmatigheid (onder andere kostenreductieprogramma) in het UMCG binnen de kerntaken zorg, onderwijs en onderzoek. Vanwege de implementatie van het EPD zijn in 2017 minder LSS-trainingen gegeven dan in de voorgaande jaren. In totaal hebben 40 medewerkers een training tot Yellow/Orange Belt gevolgd (lees hier mee over de LSS-beltstructuur). Naast deze trainingen werkten de al eerder opgeleide belts verder aan het zelf verbeteren van werk- en zorgprocessen. 

Diversiteit
Het UMCG streeft naar diversiteit in de samenstelling van personeel, zowel qua nationaliteit als de verdeling man/vrouw. In 2017 waren 96 nationaliteiten werkzaam in het UMCG. Wanneer het gaat om het evenwicht tussen mannen en vrouwen, dan is in zowel de medisch-wetenschappelijke als de wetenschappelijke carrièrelijn nog een forse achterstand te zien van het aantal vrouwen in de top. In het algemene strategisch en tactisch management is de verhouding meer gelijkmatig, maar de vooruitgang is langzaam. Aanvullend is te zien dat het aandeel vrouwelijke medische specialisten inmiddels op 45% staat en dat zij zeer sterk vertegenwoordigd zijn bij onderzoekers en MD- PhD’s. Dit jaar is onder meer besloten ook deze cijfers te monitoren. 

Verdeling man/vrouw 1 januari 2010

Verdeling man/vrouw 1 januari 2010
  Totaal Man Vrouw % Vrouw
Medisch- wetenschappelijke carrièrelijn        
Afdelingshoofden 28 24 4 14%
Hoogleraar (inclusief afdelingshoofden) 88 77 11 13%
Opleider 47 43 4 9%
         
Wetenschappelijke carrièrelijn        
Afdelingshoofden 9 9 - 0%
Hoogleraar 89 69 20 23%
UHD (inclusief Tenure track) 119 94 25 21%
         
Management carrierelijn        
Strategisch en tactisch management 46 33 13 28%
Overige management functies incl. HV's 695 365 330 48%

Verdeling man/vrouw 31 december 2016

Verdeling man/vrouw 31 december 2016
  Totaal Man Vrouw % Vrouw Streven 2020
Medisch- wetenschappelijke carrièrelijn          
Afdelingshoofden 34 30 4 12% 31%
Hoogleraar 105 83 22 21% 21%
Opleider 41 32 9 22% 27%
Medisch Specialist (MS- excl.hoogleraren) 651 356 295 45%  
AIOS (inclusief ziekenhuisartsen en tandartsen in opleiding) 524 200 324 62%  
           
Wetenschappelijke carrièrelijn          
Afdelingshoofden 9 7 2 22% 45%
Hoogleraar 137 103 34 25% 29%
UHD ( incl. Tenure track) 95 66 29 31% 26%
UD (inclusief medisch specialisten die tevens UD zijn) 139 83 56 40%  
Onderzoeker 453 178 275 61%  
MD-PhD 157 54 103 66%  
           
Management carrièrelijn          
Strategisch en tactisch management 63 43 20 32% 38%
Overige management functies incl. HV's 868 409 459 53% 48%
           
Specifieke managementfuncties          
(Sector)directeuren (exclusief directeuren van deelnemingen) 17 8 9 53%  
Managers (zorg &) bedrijfsvoering -  schaal 12+ 88 39 49 56%  
Hoofdverpleegkundigen 35 7 28 80%  

De Participatiewet
Deze wet is ingevoerd in januari 2015 en zorgt dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt betaald werk vinden. Vanuit maatschappelijk verantwoord ondernemen en als grote werkgever in de regio is het vanzelfsprekend dat het UMCG iets betekent voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het UMCG heeft de verplichting om 22 afspraakbanen per jaar te realiseren, uitkomend op totaal ruim 200 afspraakbanen eind 2023. In 2017 zijn de reeds gerealiseerde banen gehandhaafd en is ingezet om te komen tot nieuwe banen. Eind 2017 zijn er in het UMCG 50 afspraakbanen. Hoewel hiermee nog maar een deel van de verplichting in 2023 is behaald, is het UMCG regionaal één van de koplopers bij het realiseren van afspraakbanen. Ook in 2018 levert het UMCG de benodigde inspanningen om zich hiervoor te blijven zetten. 

Nieuwe HR-systemen 
Nadat binnen de bedrijfsvoering een nieuw ERP-pakket is ingevoerd en in de patiëntenzorg het nieuwe EPD, is 2018 het jaar voor de vernieuwing van de HR(Human Resource)-systemen. Om te beginnen vindt een upgrade plaats van het roosterpakket Harmony. De implementatie van een nieuw (of geactualiseerd) HR-personeelsadministratiesysteem in samenhang met een Payrol-systeem voor de salarisbetalingen, zal grote impact hebben. In december 2017 is de aanbestedingsprocedure hiervoor gestart. Ook in december 2017 is de aanbestedingsprocedure voor een nieuw Leermanagementsysteen (LMS) gestart. 2018 staat in het teken van het op orde brengen van de basis en het inrichten van deze en andere nieuwe HR-systemen.

5.1.2 Strategische Personeelsplanning

Door diverse factoren ontstaat schaarste bij een aantal beroepsgroepen. De aantrekkende economie en de steeds complexer wordende zorg lijken elkaar te versterken. Het wordt lastiger om ervaren zorgverleners aan te trekken en de inhoud van het werk verandert. Dit vraagt om meer aandacht voor de strategische personeelsplanning en meer aandacht voor talentontwikkeling, werving & selectie, opleiden en doorstroom. Het vraagt ook in de regio en landelijk strakke afspraken ten aanzien van het anticiperen op toekomstige schaarste. Zo zijn duidelijke afspraken gemaakt over het extra opleiden van nieuwe collega’s in de schaarse beroepen, zoals verpleging, klinische ondersteuning en AIOS. 

In 2017 is hier actief op ingezet. Zo’n 40 mensen hebben deelgenomen aan de training Strategische Personeelsplanning. De afspraken met partijen in de regio zijn scherper gemaakt. Tenslotte zijn alle initiatieven rondom verpleging en klinische ondersteuning eind 2017 gebundeld in VIP&KO (Verpleegkundige Innovatie en Positionering & Klinische Ondersteuning), om zo regie te houden op de verbeteracties.

5.1.3 Personele samenstelling

In het UMCG werken in 2017 11.015 fte, de verdeling van medewerkers in het UMCG is als volgt:

Verdeling medewerkers per functie

Op 100% van de medewerkers van het UMCG is de cao UMC’s van toepassing. Het overzicht van het aantal en type contracten, vindt u hieronder.

Overzicht contracten

Overzicht contracten
Contractvorm Fulltime (vrouw) Parttime (vrouw) Totaal (vrouw) Fulltime (man) Parttime (man) Totaal (man) Totaal
Vast 1.226 5.140 6.366 1.744 897 2.641 9.007
Tijdelijk 117 1.328 1.445 120 466 586 2.031
Bepaald werk 164 166 330 139 57 196 526
Opleiding 418 333 751 305 115 420 1.171
Eindtotaal 1.925 6.967 8.892 2.308 1.535 3.843 12.735

Ziekteverzuim
Het verzuimpercentage van het UMCG lag in 2017 op 4,37 % (zie grafiek hieronder). De meldfrequentie was 1.06. Dat wil zeggen dat de verzuimende medewerkers zich gemiddeld iets meer dan één keer per jaar ziek hebben gemeld. Van de medewerkers heeft 52,2 % niet verzuimd (zie grafiek hieronder). De verwachting is dat het ziekteverzuim in de komende jaren niet zal afnemen. Voor het UMCG is het des te belangrijker dat medewerkers nu en in de toekomst vitaal blijven en in staat zijn hun functie goed uit te voeren. Daarom wordt ingezet op het vergroten van inzicht in factoren die gezondheidsrisico's met zich meebrengen en ook op preventieve maatregelen. 

Ziekteverzuim

Percentage niet verzuimende medewerkers UMCG

Arbeidsongeschiktheid
In 2017 zijn 19 WIA-toekenningen (wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen ) geweest: 11 WGA-uitkeringen (gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid) en 8 IVA-uitkeringen (volledig en duurzaam arbeidsongeschikt). 

5.1.4 Veiligheid

Verbeteringen op het gebied van veiligheid hebben hun doorwerking op alle bedrijfsprocessen binnen het UMCG. Medewerkers dragen verantwoordelijkheid voor hun eigen veiligheid en de veiligheid van hun omgeving. Meldingen van onveiligheid en ongevallen hebben tot doel ervan te leren en zaken te verbeteren. De veiligheid van de UMCG medewerkers wordt hierdoor verbeterd en de kans op incidenten teruggebracht. Het is belangrijk dat de gevaren en bijbehorende risico’s bekend zijn bij de leidinggevenden en de medewerkers zodat de juiste veiligheidsmaatregelen
worden genomen (preventief).

Infectiepreventie
Nieuwe medewerkers, stagiaires en externen worden voor hun eigen veiligheid en de veiligheid voor patienten allen voor aanvang van de werkzaamheden in het UMCG gescreend op infectieziekten (TBC, MRSA, Hepatitis B). Dit gebeurt zoveel mogelijk schriftelijk. Indien noodzakelijk vindt een onderzoek plaats door Arbeid & Gezondheid (A&G). In 2017 zijn 4080 mensen door A&G gescreend met behulp van een vragenlijst, een stijging van 10% ten opzichte van 2016. In 2017 hebben vier TBC contactonderzoeken plaatsgevonden, hierbij zijn 96 medewerkers gescreend. Er zijn geen besmettingen geconstateerd. In 2017 zijn 11 medewerkers MRSA-positief bevonden (in 2016 waren dit 9 medewerkers). A&G werkt nauw samen met de afdeling Medische Microbiologie (MMB) om te zorgen dat deze mensen zo snel mogelijk vrij van MRSA zijn en weer ingezet kunnen worden. Vanaf dit jaar verloopt behandeling en begeleiding van de medewerkers via de polikliniek Infectieziekten door een infectioloog en een gespecialiseerd verpleegkundige.

Gevaarlijke stoffen
In 2017 is de uitrol van het verplichte registratiesysteem GROS (Gevaarlijke stoffen Registratie en OpsporingsSysteem) voor gevaarlijke stoffen in (onderzoeks)laboratoria voortgezet. Inmiddels zijn bijna alle onderdelen (90%) actief of bezig met het klaarmaken van hun database ten behoeve van GROS.  De afronding vindt in 2018 plaats.

Tegengaan agressie en ongewenst gedrag
In 2017 is op intranet voor alle medewerkers een gerubriceerd overzicht gepubliceerd van alle relevante documentatie over dit onderwerp onder de titel ‘Jouw Veiligheid’.

Meldingen arbeidsongevallen medewerkersveiligheid

Meldingen arbeidsongevallen medewerkersveiligheid
  2013 2014 2015 2016 2017
Aantal arbeidsongevallen via meldportaal op intranet 91 124 113 145 166
Aantal agressie/geweldsincidenten via meldportaal op intranet 41 64 64 87 120
Aantal incidenten met patientenmateriaal (prik-, snij- en spatincidenten) 196 162 193 184 193
Totaal 328 350 370 416 479

De afgelopen jaren is een toename van het aantal gemelde arbeidsongevallen/incidenten te zien. Het belang van melden wordt hiermee bevestigd. In 2017 is wederom een stijging te zien van het aantal meldingen waarbij sprake is van agressie en ongewenst gedrag. Het betreft meldingen die zijn gemeld via het Meldportaal. Het aantal incidenten met patiëntmateriaal is licht gestegen. Een melding kan meerdere slachtoffers betreffen.

Preventie   
Bij de bouw en verbouw van de verpleegafdelingen wordt steeds vaker gekozen voor het plaatsen van plafondsystemen, in combinatie met de maxitransfer sheet (multifunctioneel tillaken), geeft dit minder fysieke belasting voor medewerkers bij het verplaatsen van de patiënten. De doelstelling is om dit in de hele keten toe te passen. 

Er komt steeds meer ruimte en aandacht voor de fysieke belasting op de operatiekamers. In 2017 heeft een onderzoek plaatsgevonden bij een onderdeel van de chirurgie (CAB/CON) en dat heeft geleid tot een symposium over de ergonomie bij chirurgen en de uitgave van een boekje ‘Op het snijvlak van gezondheid en werk’. 

In verband met de invoer van het nieuwe EPD is er in 2017 voor gekozen om geen nieuwe ergocoachtrainingen aan te bieden. Er is een opzet gemaakt voor een evaluatie van de ergocoaches bij alle UMC’s. De uitvoering zal in 2018 plaatsvinden en het resultaat daarvan zal mede bepalend zijn voor de opzet van de nieuwe trainingen voor ergocoaches. Voor het werken met het EPD heeft een aanbestedingstraject geleid tot de aanschaf van Computer On Wheels. Op grond van een pakket van eisen met arbo/ergonomische uitgangspunten en een praktijktoets, waarbij een tweetal COW’s op verschillende (verpleeg)afdelingen zijn getest, is een keuze gemaakt voor de huidige COW.

Steeds meer medewerkers zijn in de gelegenheid om hun werk meer dynamisch uit te voeren. Veel bureautaken kunnen afwisselend worden uitgevoerd: zittend, staand, op de deskbike, op een ‘balance board’ of op een bal. Vanuit de visie dat alle medewerkers Healthy@Work zijn en de behoefte aan flexibele werkplekken wordt standaardisatie van verantwoord zit/sta meubilair als realistische vervolgstap gezien. Tevens is bijgedragen aan het ontwikkelen van Healty@Work als structureel onderdeel van de introductie van nieuwe medewerkers vanaf 2018.

Human Factors/ergonomie 
De discipline ergonomie van A&G adviseert vanuit de Human Factors benadering. Dit betekent dat met de mens als centraal vertrekpunt wordt gekeken naar de interactie van de medewerker en zijn werkomgeving/- omstandigheden op het gebied van cognitie, gedrag, fysiek, organisatie en sensoriek. Aan de hand van een werkplekonderzoek individueel of afdelingsbreed wordt informatie over alle gebieden geïnventariseerd om tot advies op maat te komen.

5.2 ICT

Met de implementatie van het nieuwe Elektronische Patiënten Dossier (EPD) in 2017 is een stevig fundament onder de ICT-voorziening van het UMCG gelegd. Tevens is in dat jaar een groot aantal noodzakelijke projecten uitgevoerd om het oude Ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) uit te faseren, waaronder de implementatie van het Enterprise Resource Planning systeem (ERP) en de uitvoering van een aantal andere noodzakelijk gerelateerde ICT-projecten.

ERP-implementatie
Het ERP dient als één informatie- en managementsysteem dat logistieke, administratieve en financiële processen geautomatiseerd afhandelt. In mei 2017 is de basis van dit systeem geïmplementeerd in de organisatie. Samen met partners Deloitte en Xperthis is het ERP-systeem SAP uitgerold voor 2000 gebruikers binnen alle afdelingen van het UMCG. De implementatie van het ERP heeft ervoor gezorgd dat de logistieke, administratieve en financiële processen nu via een geautomatiseerd systeem lopen. 

Randvoorwaardelijke projecten
Naast het EPD en ERP zijn 14 projecten gestart en afgerond. Deze projecten hebben gezorgd dat het EPD en ERP goed zijn aangesloten op het bestaande ICT-landschap. Onder andere is een nieuwe middleware laag voor PDMS (Patiënt Data Management Systeem) geïmplementeerd en zijn in het project ‘Werkplek op Maat’ de ICT-werkplekken gereed gemaakt voor het kunnen gebruiken van het ERP en het EPD.

IT-Freeze
Het implementeren van het EPD, het ERP én de randvoorwaardelijke projecten is een grote opgave gebleken. Ter vergroting van de kans op succes is gekozen om alle overige ICT-ontwikkelingen nauwkeurig te toetsen op noodzakelijkheid en zo mogelijk te stoppen. Het instellen van deze ‘IT-Freeze’ is een krachtig middel gebleken in het beheersbaar maken van de ICT-veranderopgave.  Van een 15-tal projecten is - ondanks de IT-Freeze - toch besloten deze door te laten gaan. Door het uitvoeren van deze noodzakelijke projecten is de continuïteit van de bedrijfsvoering niet in gevaar geweest.

IT-governance
Het in 2016 ingestelde Dagelijks Bestuur (DB) van de IT-Regieraad heeft in 2017 de besturing van de projecten en programma’s voor haar rekening genomen. Het DB bestaat uit de voorzitters van de stuurgroepen van de programma’s Nieuw EPD, ERP en Continuïteit. De IT-regieraad valt rechtstreeks onder de Raad van Bestuur. De focus van het DB van de IT-Regieraad heeft gelegen in het afstemmen van afhankelijkheden tussen programma’s en projecten en het oplossen van voorkomende issues.

Vooruitblik 2018
Met de implementatie van het ERP, het EPD en de overige systemen is een duidelijke basis gelegd voor de ICT-voorziening. In 2018 wordt deze basis verder uitgebouwd en wordt gewerkt aan nieuwe ontwikkelingen op ICT-gebied. De aansturing van projecten vindt plaats door de IV-board binnen een projectportfolio. In de projectportfolio worden gedegen keuzes gemaakt over het al dan niet uitvoeren van (nieuwe) ICT-projecten, afgestemd op de behoefte en strategie van het UMCG. Tevens monitort de IV-board de voortgang van projecten.

5.2.1 Programma Nieuw EPD

In 2017 werd door het programma Nieuw EPD, de afdelingen van het UMCG en leverancier Epic toegewerkt naar de Go-Live van het EPD. Het betrof een gezamenlijke inspanning die erin heeft geresulteerd dat het UMCG sinds 2 december 2017 21:00 uur met een EPD werkt waarvan de basis op orde is. Dit houdt in een EPD waarmee zorgverleners veilig patiënten kunnen (blijven) behandelen en de continuïteit van processen geborgd is.

Om dit te bewerkstelligen heeft met de afdelingsteams continu afstemming plaatsgevonden over de inrichting en is nagenoeg alle inrichting zowel door het programma Nieuw EPD als honderden eindgebruikers van de afdelingen getest. Daarnaast zijn in samenwerking met de beheerders van MIT (medische & informatie technologie), IM (Informatie Management) en afdelingen 90 systemen met het nieuwe EPD gekoppeld en zijn meer dan 40 systemen uitgeschakeld. In totaal zijn de gegevens van ruim 1.700.000 patiënten, bestaande uit onder meer 4 miljoen notities en ruim 10 miljoen brieven en verslagen naar het EPD gemigreerd. 

Veilig werken met het EPD
In de periode van 25 september tot aan Go-Live zijn 8.022 medewerkers gecertificeerd, op het moment van Go-Live was 100% van alle zorgverleners gecertificeerd. Zij zijn getraind in het werken met het EPD en geslaagd voor de afsluitende toets. Sinds de Go-Live zijn nog 614 medewerkers gecertificeerd. In totaal zijn ruim 130 op doelgroep gerichte leertrajecten aangeboden. Medewerkers zijn in hun specifieke werkprocessen getraind. 

Beheersbare overgang
Het UMCG is erin geslaagd een beheersbare overgang naar het EPD te realiseren. De eerste maand na de Go-Live is zonder grote problemen verlopen en de eerste facturatieruns zijn uitgevoerd. Een uitgebreide supportstructuur met inzet van ruim 1.300 Superusers, en de eerste twee weken na de Go-Live een maximale inzet van 174 Floorsupport-medewerkers van andere ziekenhuizen, meer dan 80 Epic-medewerkers, een EPD-Helpdesk met een kleine 30 medewerkers en een Solution Center met circa 220 medewerkers heeft hieraan bijgedragen. 

2018: mijnUMCG, verbreden, verdiepen en doorontwikkelen
In maart 2018 start Plateau 2 van het programma Nieuw EPD. De focus van Plateau 2 ligt op uitbreiding van functionaliteit (verbreden), het uitbouwen en beter benutten van functionaliteit die al geïmplementeerd is (verdiepen) en optimalisatie op basis van wensen van afdelingen en doorontwikkeling (beheer) van het EPD. Het grote verschil met Plateau 1 is dat er geen sprake meer zal zijn van één omvangrijke Go-Live, maar van meerdere Go-Live momenten wanneer nieuwe onderdelen van het EPD gereed zijn. Sinds media maart 2018 is het portaal mijnUMCG – dat al in gebruik was voor POPA-patiënten (Pre-operatieve Polikliniek Anesthesiologie) – beschikbaar voor alle patiënten. De uitdaging voor 2018 ligt er voor de zorgprofessionals in om het EPD zodanig te gebruiken dat het EPD de ambities van het UMCG ten aanzien van zorg, onderzoek, onderwijs en (inter)nationale samenwerking helpt waar te maken.

5.3 Bouw

Bouw

Het afgelopen jaar is het bouwproces van het programma Hotfloor in en om de Berkentuin verder voortgezet. Het programma Hotfloor bouwt nieuwe ruimten en faciliteiten voor het UMCG Centrum Acute Zorg, het operatiecomplex (OC) en de intensive care volwassenen (ICV) in het hart van het ziekenhuis. De beperkte ruimte waarbinnen gebouwd wordt, levert soms uitdagingen op die om een onorthodoxe oplossing vragen. Zo heeft in het najaar een hijsoperatie plaatsgevonden om de benodigde bouwmaterialen over het medisch complex heen de Berkentuin in te tillen. 

Het project poli-indeling heeft geleid tot een nieuwe, patiëntgerichte indeling van de poliklinieken op de begane grond. In 2017 zijn de laatste twee poli’s in de Fonteinstraat verbouwd en ingericht: Vorm en Bewegen en Oncologie 2. Om dit heugelijke feit te markeren, was er een open huis voor medewerkers, patiënten en bezoekers op alle nieuwe poli’s in de Fonteinstraat in het UMCG. 

Met het afsluiten van deze eerste fase, is ook de tweede fase gestart. Nog één poli in de Fonteinstraat en de poli’s aan de Poortweg in het UMCG zijn aan de beurt om verbouwd en ingericht te worden. Hoewel sommige specialismen zo groot zijn dat ze in één polikliniek blijven, is het van belang dat ook zij op dezelfde wijze gaan werken als de samengevoegde poliklinieken. Het uitgangspunt immers is dat patiënten, bezoekers en medewerkers geen onnodig verschil merken als zij een poli bezoeken of er gaan werken. De geleerde lessen van de eerste fase zijn gebruikt om het verbouw- en inrichtingsproces verder te verbeteren. 

De voorbereidingen voor de nieuwbouw van het Universitair Centrum Psychiatrie (UCP) zijn in 2017 verder uitgevoerd en stonden vooral in het teken van onderzoek doen. Er zijn veel onderzoeken gestart en ( bijna) afgerond die noodzakelijk zijn voordat er gesloopt en gebouwd kan worden. Het gaat hierbij om ecologisch onderzoek naar de aanwezigheid van vleermuizen, milieutechnisch onderzoek, archeologisch onderzoek op de plaats van de oorspronkelijke stadsmuur en geotechnisch onderzoek naar de draagkracht van de grond. Op basis van het pakket van eisen is in 2017 de selectieprocedure voor een architect gestart. 

De totstandkoming van het UMCG Protonentherapiecentrum is in 2017 afgerond. Na oplevering van het gebouw eind 2016 is het afgelopen jaar de apparatuur geplaatst en is er volop getest en ingeregeld. Een impressie van de totstandkoming van het UMCG Protonentherapiecentrum vindt u hieronder:

Vooruitblik
Om samenhang in alle bouwprojecten te brengen wordt een nieuwe aansturing ingeregeld. In lijn met hoe dit bij de grote IT-programma’s is opgesteld, met een IT-regieraad, wordt nu een regieraad bouw ingericht. Daaronder functioneren een vijftal stuurgroepen, elk met een bouwprogramma, c.q. -locatie als aandachtsgebied. Bij de verschillende bouwprogramma’s wordt gestuurd op geld, tijd, risico’s, organisatie, informatie en kwaliteit.
Het programma CMC//Hotfloor start in 2018 met de realisatie van een poli letselstroom, een nieuwe spoedeisende hulp (SEH), een critical decision unit, zes operatiekamers (waarvan twee speciaal met beeldvormende technieken), een PACU-Holding en twee traumakamers in de ambulancekelder. 

Naar verwachting is voor het UCP in het voorjaar 2018 bekend welke architect het nieuwe gebouw gaat ontwerpen. De verwachting is dat in 2019 de bouwactiviteiten starten en datde nieuwbouw eind 2021 kan worden opgeleverd.

Er is het afgelopen jaar veel gebouwd en verbouwd en dat is de komende jaren niet anders. Ongetwijfeld vergt dit veel inspanning van zowel gebruikers als bouwers om dit gezamenlijk tot een goed einde te brengen. Ook patiënten en bezoekers zullen de komende tijd de nodige overlast ervaren. Het UMCG is zich daar van bewust en doet er dan ook alles aan om de overlast tot een minimum te beperken. 

5.4 Inkoopbeleid

Inkoop richt zich op het betaalbaar houden van de gezondheidszorg door de inkoop van materiaal, apparatuur en kennis efficiënt, doelmatig en rechtmatig te verzorgen. Hierbij zijn doelmatigheid en kwaliteit altijd belangrijk. Elementen van kwaliteit zijn patiëntveiligheid, gebruiksvriendelijkheid, duurzaamheid en beschikbaarheid.

Patiëntveiligheid en gebruiksvriendelijkheid
Veiligheidseisen voor de patiënt en ook voor de medewerker zijn standaard criteria die opgenomen zijn in het Programma van Eisen (PvE). Dit PvE wordt gebruikt in de verschillende inkooptrajecten om aan te geven aan welke eisen een product of dienst moet voldoen. Het ‘Convenant veilige toepassing van medische technologie in het ziekenhuis’ zorgt ervoor dat elk nieuw medisch hulpmiddel alleen ingekocht wordt als het door de toelatingsprocedure van de MMAC (Medische Middelen Advies Commissie) is goedgekeurd en aan alle vereisten van het convenant, zoals de opleiding van betrokken personeel, wordt voldaan.

Duurzaamheid
Het UMCG streeft duurzaamheid na op verschillende manieren:

  • In de Algemene Inkoopvoorwaarden van het UMCG staan bepalingen die borgen dat gewerkt wordt met leveranciers die zich bewust zijn van veiligheid, milieu en maatschappelijk verantwoord ondernemen.
  • Deze bepalingen zijn ook opgenomen als criteria in het Programma van Eisen (PvE).

Regionale gebondenheid
Het UMCG is aangesloten bij het Inkoop Platform Groningen omdat het UMCG het belangrijk vindt om de regio te versterken. Het UMCG streeft na om ook in de drie noordelijke provincies een deel van de inkoopwaarde onder te brengen. Door de wettelijke verplichting om (Europees) aan te besteden, is het soms lastig om opdrachten direct aan regionale leveranciers te gunnen.

Kostenbeheersing
Het streven is ook een bijdrage te leveren aan het beheersen van de zorgkosten in Nederland door kritisch te kijken naar kwaliteit en prijs. Om de markt te vergroten, wordt steeds meer gezamenlijk ingekocht met de zeven andere universitaire ziekenhuizen in NFU-verband (Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra). Ook vergroten we onze markt door meer in te kopen in Europa. Reden hiervoor is dat een deel van de producten op de Europese markt goedkoper is dan op de Nederlandse markt.

Gebruik grondstoffen
Het UMCG koopt per jaar voor een aanzienlijk hoeveelheid aan materialen in en heeft daarmee een belangrijke invloed op het milieu (en sociale aspecten). Bewust en gericht maatschappelijk verantwoord inkopen vormt een krachtig instrument om belangrijke duurzaamheiddoelstellingen te bereiken. Duurzaam inkopen is maatwerk. De intentie is om vanuit de gedachte ‘Healthcare without Harm’ zoveel mogelijk verantwoord in te kopen.

5.5 Milieu

De verschillende activiteiten van het UMCG hebben allen in meer of mindere mate invloed op het milieu. Het milieubeleid van het UMCG is gericht op het dagelijks beheer van deze activiteiten, met als doel het milieu zo min mogelijk te belasten. Dit vertaalt zich in milieumanagement waarbij twee belangrijke uitgangspunten centraal staan: 
1.    voldoen aan wet- en regelgeving; 
2.    beheersen van milieurisico’s, waarbij gestreefd wordt naar een permanente verbetering van de milieuprestaties van het UMCG. 
Jaarlijks wordt het verbruik van water, energie en afval gemonitord. Verschillen ten opzichte van voorgaande jaren worden geanalyseerd en geëvalueerd en dienen als basis voor mogelijke verbetermaatregelen.

5.5.1 Milieumanagement

Wet- en regelgeving
Tijdens een inspectie van de Omgevingsdienst Groningen zijn aspecten van de milieuvergunning, in dit geval het Activiteitenbesluit gecontroleerd. Hierbij is een tekortkoming geconstateerd ten aanzien van bodem beschermende maatregelen bij een vulpunt van een noodstroomaggregaat bij het UMCG Protonentherapiecentrum. Hiervoor zijn inmiddels corrigerende acties uitgezet. In 2018 zal de interne communicatie en instructie over incidenten met een milieueffect zoals brand en vrijkomen schadelijke stoffen met risico op bodem- of luchtverontreiniging worden verbeterd. Het doel hiervan is interne stakeholders te instrueren over meldingsplichtige incidenten en dat hierbij wordt gehandeld volgens de voorschriften uit de vergunning Wet milieubeheer. 

Sinds 1992 neemt het UMCG deel aan de Meerjarenafspraak voor energie-efficiency (MJA). Hiermee onderschrijft het UMCG de doelstelling om een jaarlijkse energie-efficiency van 2% te realiseren. Eens in de vier jaar wordt binnen het kader van deze MJA een Energie Efficiency Plan (EEP) opgesteld. In 2016 is een nieuw plan voor de periode 2017-2020 opgesteld. In 2017 is de balans opgemaakt over de vorige EEP periode (2012-2016). De doelstelling van het EEP 2013-2016 was het realiseren van 35% EE. Er is 5,8% EE gerealiseerd. Er zijn in deze periode geen mitigerende maatregelen uitgevoerd. In 2017 is circa. 0,5% EE gerealiseerd door maatregelen zoals omschreven in het EEP. Het primair energiegebruik is toegenomen ten opzichte van 2017, dit wordt veroorzaakt door in gebruik name van het UMCG Protonentherapiecentrum en wijzigende wetgeving ronde de inzet van WKK’s (Warmtekrachtkoppeling). Het onderzoek dat is opgestart in samenwerking met de gemeente Groningen onderzoekt of voor het UMCG een rechtstreekse lijn te realiseren is van het nieuw te bouwen zonnepark op het bedrijventerrein Roodehaan. Dit heeft niet geleid tot realisatie van aansluiten van het zonnepark op het UMCG. Dit in verband met wet- en regelgeving betreffende aanbestedingsplicht.

CO2-footprint
In 2017 is de CO2-footprint voor het UMCG geoptimaliseerd in samenwerking met de overige UMC’s. De CO2-footprint maakt inzichtelijk welk effect het interne energiegebruik en de keten hebben op het milieu. In 2018 is de CO2-footprint van de UMC’s geactualiseerd. Echter zijn op het moment van schrijven van dit jaardocument niet voldoende gegevens beschikbaar om een representatieve footprint nu te kunnen presenteren.

Laboratoria
De interne toestemmingen Wet milieubeheer voor milieubelastende afdelingen zijn geactualiseerd. In de interne toestemming worden de verschillende milieuaspecten inzichtelijk gemaakt en getoetst aan de UMCG-brede omgevingsvergunning Milieu. De informatie uit de interne toestemming levert een belangrijke bijdrage aan de beheersing van de milieurisico’s. Toetsing van de opslag op gevaarlijke stoffen in brandveiligheidsopslagkasten heeft geresulteerd in een gestandaardiseerde aanschaf van nieuwe brandveiligheidsopslagkasten die voldoen aan het hoogste veiligheidsniveau. In 2018 ligt de prioriteit op de uitrol van de interne toestemmingen bij huurders/derden op het UMCG-terrein.
 
Het netwerkoverleg Milieu, Arbo en Veiligheid in laboratoria is in 2017 driemaal bijeen gekomen om verschillende milieu- en veiligheidsaspecten te bespreken, informatie uit te wisselen en kennis te delen. Naast de algemene thema’s is er in gezamenlijkheid een nieuw lozing- en indelingsschema ontwikkeld om te komen tot de juiste afvoer van gevaarlijke vloeibare afvalstoffen en is er specifieke aandacht geweest voor de acties die plaatsvinden in het kader van bewustwording misbruik van gevaarlijke stoffen. Naast de diagnostische laboratoria zijn ook de researchlaboratoria aangesloten. Op deze manier worden milieu- en veiligheidsthema’s breed opgepakt en levert men (bewust of onbewust) een positieve bijdrage aan de fysieke leefomgeving van het UMCG. 

Gevaarlijke vloeibare afvalstoffen
De overgang naar de nieuwe indeling van gevaarlijk vloeibaar afval heeft geresulteerd in duidelijke en juiste etikettering van deze afvalstroom. Hierdoor is er beter zicht op de gevarenaspecten en samenstelling van verschillende gevaarlijke afvalstromen en is extra aandacht richting aanbieders geweest rondom het veilig aanbieden van deze jerrycans met gevaarlijk vloeibaar afval. 

Afvalwijzers 
De afvalwijzers van alle afvalstromen zijn herzien. Voor de grotere specifieke afvalstromen is dit in gezamenlijk overleg gedaan met een brede gebruikersgroep. Een nieuwe lay-out van de afvalwijzers en communicatie rondom de lancering hiervan heeft ervoor gezorgd voor nieuwe aandacht voor dit thema. Tevens is vanaf 2017 een Engelstalige versie beschikbaar. 

5.5.2 Energie

Elektriciteit & Gas
Het UMCG is vanwege de omvang van haar diensten een grootverbruiker van energie. Om aan de energievraag te voldoen heeft het UMCG een eigen energiecentrale (EC). Voor de energieopwekking binnen de EC wordt gas ingekocht dat vervolgens wordt omgezet in warmte, koude, stoom en elektriciteit. Gezien de gewijzigde wet- en regelgeving rond de inzet van de warmtekrachtkoppeling (WKK’s), betekent dit dat de WKK’s niet meer dan 500 uur per jaar ingezet mogen worden. Dit heeft invloed op het aardgasverbruik. Het aardgasverbruik van de EC is in 2017 gedaald met 22% ten opzichte van vorig jaar (zie grafiek 5.3). Doordat de WKK’s minder elektriciteit hebben opgewekt is er meer elektriciteit ingekocht. Het totale elektriciteitsverbruik is ten opzichte van 2016 met 3% gedaald (zie grafiek 5.4). Dit is zonder het energiegebruik van UMCG Protonentherapiecentrum. In 2017 heeft het UMCG Protonentherapiecentrum 3.299.000 kWh elektriciteit en 59.696 m3 gas verbruik. Wordt het verbruik van het UMCG Protonentherapiecentrum meegenomen, dan is er een en toename van 4,2% op het elektriciteitsgebruik.

Grafiek 5.3 - Gasverbruik UMCG Energiecentrale

Grafiek 5.4 - Elektriciteitsverbruik UMCG

Omdat het UMCG een inrichting is met een Wabo(Wet algemene bepalingen omgevingsrecht )-milieuvergunning die één of meerdere installaties in werking heeft met een totaal nominaal thermisch ingangsvermogen van meer dan 20 MW voor het verbranden van brandstoffen (in het geval van het UMCG is dit aardgas), is het UMCG deelnemer aan het Europese CO2-emissiehandelssysteem (ETS). Jaarlijks wordt de CO2-uitstoot als gevolg van verbranding van fossiele grondstoffen bijgehouden. In 2017 was de uitstoot 16.042 ton CO2. Een daling van 22% ten opzichte van 2016 veroorzaakt door het anders inzetten van de Energiecentrale (zie grafiek 5.5).

Grafiek 5.5 - CO2 Emissie UMCG Energiecentrale

5.5.3 Water

Voor de behandeling van onze patiënten is schoon en veilig water van groot belang. Zonder water kunnen de processen in het UMCG geen doorgang vinden. Een goed functionerende waterketen is dus essentieel. Kwaliteit van het water kan hierbij niet los worden gezien van de kwantiteit. Het UMCG zet in op efficiënt gebruik van water en op het zo weinig mogelijk vervuilen van water. Ook vanuit wet- en regelgeving zijn ter bescherming van het rioolstelsel, de rioolwaterzuiveringsinstallatie en het oppervlaktewater kwaliteitseisen opgelegd voor afvalwater. Deze kwaliteitseisen worden gecontroleerd door zes keer per jaar het afvalwaterwater te laten bemonsteren in vier monsterputten (de punten waar het UMCG is aangesloten op het gemeentelijk riool). De afvalwatermonsters worden door een extern bedrijf geanalyseerd op verschillende parameters. In 2017 heeft tweemaal een overschrijding plaatsgevonden van enkele parameters. Eenmaal betrof het de parameter ‘onopgeloste bestanddelen’. Om dit te voorkomen is de betreffende monsterput schoongemaakt. De tweede overschrijding betrof de parameter ‘som metalen’. Dit is naar waarschijnlijkheid veroorzaakt door een schoonmaakactie op het terrein waardoor een gedeelte van het rioolstelsel is vervuilt. Vervolgens is dit gedeelte schoongemaakt. Na herbemonstering bleek de overschrijding niet meer aanwezig te zijn. 

Volgens maatschappelijke ontwikkelingen, zoals weergegeven in een recente horizonscan (scenario’s die tot 2050 lopen) van het Planbureau voor de Leefomgeving (PBL), behoort Nederland in de toekomst tot een van de regio’s met de hoogste waterstress in de wereld. Verwacht wordt dat de drinkwatervoorziening in de toekomst kwalitatief, kwantitatief en financieel onder toenemende druk komt te staan. Om in breed verband vorm te geven aan het anticiperen op maatschappelijke ontwikkelingen heeft het UMCG hierover contact met de ketenpartners. Zo is het UMCG constructief in gesprek met de gemeente Groningen, de waterschappen Noorderzijlvest en Hunze en Aa’s en het Waterbedrijf Groningen. Belangrijke ontwikkelingen op kwalitatief en kwantitatief gebied worden tijdens deze overleggen besproken. 

Grafiek 5.6 - Waterverbruik UMCG

Het jaarverbruik 2017 is met ruim 13% afgenomen ten opzichte van 2016 (zie grafiek 5.6). Dit is te verklaren door veranderende inzet van de energiecentrale (WKK) en de koelmachines. Dit heeft een positief effect op de hoeveelheid water dat nodig is voor de koeltorens. Tevens is de Centrale sterilisatie afdeling op de hoofdlocatie gesloten en verhuisd naar de Jeverweg, dit heeft ook effect op het waterverbruik.

5.5.4 Afval

Naar aanleiding van de afvalaanbesteding in 2015 zijn ook in 2017 een aantal wijzigingen doorgevoerd om verder invulling te geven aan één van de doelstellingen: Milieudruk minimaliseren uitgedrukt in CO2-reductie (het referentiejaar is 2013).

Deze doelstelling is verder geconcretiseerd in een aantal onderdelen waarbij ook in 2017 vervolgresultaten zijn behaald:

  1. Daling van bijna 13% Specifiek ziekenhuis afval (SZA). Doelstelling was 15% minder SZA ten opzichte van het referentiejaar 2013. Dit is bereikt door samen met gebruikers en deskundigen het opnieuw definiëren en vaststellen van de afvalstroom Specifiek Ziekenhuis Afval met bijbehorende campagne en audits. 
  2. Proceswijzigingen hebben in 2017 verder geleid tot een verminderde uitstoot in CO2:
    1. Reductie transportkilometers swill door in plaats van het wekelijks legen naar een keer per twee weken te gaan. De behaalde daling van 5.538km per jaar geeft een reductie van 5.966 kg. CO2 
    2. Reductie transportkilometers door gewijzigde afvoer van gevaarlijke vloeibare afvalstoffen. In plaats van wekelijkse aparte afvoer van deze afvalstroom worden de jerrycans dagelijks meegenomen door, toch al aanwezige, medewerkers van SUEZ (voorheen SITA) naar de overslaglocatie. De behaalde daling van 3.432 km per jaar geeft een reductie van 3.697 kg. CO2
    3. Vanaf 2018 wordt rechtstreeks naar de afvalverbrandingsinstallatie in Dordrecht gereden in plaats van via het overslagpunt in Drachten, waardoor extra CO2 besparing op transportkilometers plaatsvindt.
    4. Meer aandacht voor gebruik van goud goed container voor inzameling van meubels en andere materialen. Deze afvalstroom komt normaal gesproken in het bouw- en sloopafval terecht. Betere scheiding van bruikbare goederen heeft mede geresulteerd in een daling van bouw- en sloopafval van 18.297 kg. In CO2 besparing is dit 1372 kg.

Ontwikkelingen 2018

  1. Restafvalstroom met 3% terugbrengen door de recyclebare fracties verder te scheiden aan de bron (door organische componenten uit restafval zoals sinaasappelschillen en koffiedik en EPS(piepschuim)-dozen apart te verwerken zodat deze weer ingezet kunnen worden).
  2. Invoeren van een gerecycled plastic SZA(Specifiek Ziekenhuis Afval)-vat. Dit SZA-vat bestaat uit gerecycled plastic afkomstig uit consumentafval. Dit vat is minder belastend voor het milieu en een mooi voorbeeld van circulaire economie. Gezien het verbruik van gemiddeld 45.000 vaten per jaar, is deze milieuwinst in de CO2-footprint zichtbaar. 
  3. Uitrol kwaliteitsrondes afval en milieu waarbij medewerkers op afdelingen zelf bewust de eigen afvalstromen onder de loep nemen. 

Afvalcijfers
De registratie van de afgevoerde hoeveelheid swill is vanaf 2017 op basis van realtime metingen in de swilltank zonder bijmenging van water. Daarnaast heeft de blijvende aandacht voor voedselverspilling bij restauratieve voorzieningen geleid tot een daling van 16%. In de tabel hieronder vindt u het overzicht van de hoeveelheden afgevoerd afval gecategoriseerd per soort (op basis van opgave leveranciers).

Hoeveelheid en aard van het afval (in kilogrammen) 2016 2017
Specifiek ziekenhuis afval 372.947 365.859
Restafval 1.645.180 1.610.623
Gevaarlijke afvalstoffen laboratoria (chemie) 34.052 30.977
Papier en karton (incl. vertrouwelijk papier) 555.570 405.451
Swill (voedselresten) 190.684 159.608
Glas 18.211 21.844
Bouw- en sloopafval 50.780 32.483
Oud ijzer 45.110 42.307
Goud goed container 9.000 15.000
Totaal 2.921.534 2.684.152

5.6 Bereikbaarheid

UMCG Bereikbaar
Tot en met 2021 zijn er wegwerkzaamheden aan de zuidelijke ringweg en een aantal andere grote infrastructurele projecten in en rond de stad Groningen. Tijdens deze werkzaamheden wordt de doorstroom van het verkeer op deze plekken sterk negatief beïnvloed. In 2017 is het projectteam UMCG Bereikbaar opgezet met de opgave voor de komende jaren om, binnen de mogelijkheden, te zorgen voor een optimale bereikbaarheid van het UMCG voor patiënten, bezoekers, medewerkers en leveranciers. Het projectteam houdt zich bezig met maatregelen om deze groepen zo goed mogelijk voor te bereiden op de wegwerkzaamheden. 

Ontwikkelingen 2017
In mei 2017 werd de enquête Werken & Reizen afgenomen, die veel nuttige informatie opleverde over reisgedrag en reiswensen van UMCG-medewerkers. Meer dan de helft van de UMCG-medewerkers komt op de (elektrische) fiets naar het werk, 8% komt met het openbaar vervoer en 34% komt met de eigen auto. Naar aanleiding van de uitkomsten is een voorstel gedaan voor een aanpassing op de fietsregeling. Met succes, de aangepaste fietsregeling wordt per 1 januari 2018 uitgevoerd. Daarnaast zijn in 2017 56 extra oplaadpunten voor elektrische fietsen aangelegd en werden andere stimuleringsmaatregelen voor de fiets, het OV en het gebruik van de P+R-terreinen rond de stad uitgevoerd.

Doelstellingen en vooruitblik 2018
In 2018 starten de hoofdwerkzaamheden aan de zuidelijke ringweg en werkt het projectteam UMCG Bereikbaar met volle kracht verder aan de stimuleringsmaatregelen om het UMCG zo goed mogelijk bereikbaar te houden. Er wordt meer fietsstallingscapaciteit gecreëerd en in samenwerking met P&O wordt de prijs van P+R-abonnementen verlaagd. Daarnaast wordt, vanwege de beperkte parkeerplekken in en rond het UMCG-terrein, het parkeerbeleid aangepast om meer ruimte te creëren voor patiënten en bezoekers en voor die medewerkers die door hun functie en de aard van hun werk zijn aangewezen op de auto.

5.7 Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Het MVO-beleid van het UMCG is gericht op het verminderen van onze negatieve impact en het vergroten van onze positieve impact. Tot nu toe vormen de drie speerpunten voeding, energie en Healthy@Work hiervoor de kaders.

Doelstellingen 2017 en resultaten
In 2017 is het MVO-beleid geconcretiseerd door per speerpunt projecten binnen de organisatie te benoemen die nauw gemonitord worden op voortgang en resultaat. Tijdens een tussentijdse evaluatie in de zomer van 2017 zijn hierbij geen afwijkingen geconstateerd. Binnen het beleid van voedingszorg heeft MVO een vaste plek en is het volledig geïntegreerd in de processen. Daarom is besloten het speerpunt voeding niet meer actief mee te nemen in het MVO-beleid.

De dialoog met stakeholders is geïntensiveerd door vaker met elkaar om tafel te gaan (na het MVO overleg met externe stakeholders op 6 februari is met enkele stakeholders apart afgesproken om dieper in te gaan op MVO) . 

De score op de Transparantiebenchmark is in 2017 gestegen van 148 naar 162 punten. Hiermee is de doelstelling die in 2015 is geformuleerd (binnen drie jaar een score van 150 punten op de Transparantiebenchmark) ruimschoots behaald.

Hoogtepunten en ontwikkelingen 2017
Vanuit het MVO-coördinatoren overleg van de UMC’s is in 2017 het initiatief genomen voor het oprichten van een stuurgroep duurzaamheid in NFU verband. Deze stuurgroep bestaat uit vertegenwoordiging vanuit de 8 UMC’s en wordt ondersteund vanuit de NFU. Aansluitend op de speerpunten (medicijnresten uit afvalwater, energietransitie en circulaire economie) die vanuit het ministerie van VWS zijn vastgesteld om in de komende jaren de zorg te verduurzamen, richt de stuurgroep duurzaamheid zich in eerste instantie op het in gezamenlijk verband verduurzamen van inkooptrajecten.

Doelstellingen en vooruitblik 2018
Eind 2017 is met de interne MVO-ambassadeurs en een vertegenwoordiger van de UMCG Cliëntenraad een bijeenkomst gehouden over de toekomstvisie op MVO binnen het UMCG. In plaats van het neerzetten van één grote ambitie voor in de (verre) toekomst, is gekeken naar de gebieden waarop binnen het UMCG mogelijkheden en draagvlak liggen voor MVO. Hierbij is geprobeerd zoveel mogelijk aan te sluiten op ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie. In 2018 wordt de uitkomst van deze sessie vertaald naar meetbare doelen waarmee de voortgang van MVO binnen het UMCG gemonitord kan worden.

5.8 Risicobeheersing en intern controlesysteem

5.8.1 Interne controlesysteem

Het (financiële) interne controlesysteem is onderdeel van het risicomanagement in het UMCG. In 2017 heeft het UMCG deelgenomen aan het, landelijk binnen de sector door alle partijen overeengekomen, zelfonderzoek
correct declareren voor het jaar 2016 aan de hand van de landelijke ‘Handreiking rechtmatigheidscontroles MSZ (Medisch Specialistische Zorg) 2016’. Dit onderzoek is in februari 2018 afgerond. De impact van de financiële uitkomsten van dit zelfonderzoek zijn beperkt (en hiermee is rekening gehouden in de jaarrekening 2017). Dit omdat het UMCG zelf al langere tijd actief stuurt om te komen tot juiste registraties en declaraties. Binnen het UMCG lopen diverse trajecten om verdere verbetering aangaande declareren aan te brengen, zoals het project Horizontaal Toezicht in de Zorg.

Begin 2018 is gestart met een soortgelijk onderzoek over het jaar 2017. Voor het onderzoek 2017 is een nieuwe projectorganisatie ingericht. Dit project maakt onderdeel uit van het totale programma ter verbetering van de zorg-
registratie (‘vastlegging van zorg’).

5.8.2 Financiële risico’s in de financiering

In 2015 is het UMCG gestart met een kostenreductieprogramma (ruimte voor innovatie en groei) met als doel om in de periode 2016-2019 € 40 miljoen te bezuinigen, zodat het kostenniveau niet sneller stijgt dan de groei in opbrengsten. Deze kostenbesparing dient tevens om de noodzakelijke financiële ruimte te creëren om in de toekomst te kunnen blijven investeren en innoveren, met name ten behoeve van ICT, bouw en (innovatieve) apparatuur. In 2016 en 2017 zijn op een aantal vlakken kostenreducties gerealiseerd van circa € 6 miljoen (2016) en circa € 9 miljoen (2017). In de meerjarenbegroting 2018-2022 is deze reductiedoelstelling verhoogd met € 10 miljoen tot € 50 miljoen. In 2018 worden projecten om deze reductiedoelstellingen te behalen herijkt.

De (kern)taken van het UMCG worden op verschillende wijze bekostigd. Voor de ziekenhuiszorg zijn afspraken gemaakt met de zorgverzekeraars. Voor de academische zorg ontvangt het UMCG een beschikbaarheidsbijdrage

(de academische component). Voor onderwijs en onderzoek (waaronder de werkplaatsfunctie) ontvangt het UMCG een Rijksbijdrage. De overheid en het overheidsbeleid zijn van directe invloed op deze inkomsten. In het onderstaande wordt ingegaan op de diverse ontwikkelingen van deze verschillende bekostigingsstromen. De externe prestatiebekostiging van de patiëntenzorg leidt per definitie tot onzekerheden en mogelijke financiële risico’s. Er is sprake van een complex financieringssysteem. De afspraken die zorgverzekeraars met ziekenhuizen maken hebben bijvoorbeeld betrekking op de zogenaamde schadelast, welke een andere definitie kent dan de omzet in de jaarrekening van ziekenhuizen. Hierdoor dienen ziekenhuizen op jaareinde schattingen te maken teneinde de omzet te bepalen (zie ook de toelichting in de jaarrekening). Ook vinden frequent wijzigingen in de externe bekostiging plaats. Deze systeemwijzigingen kunnen leiden tot mogelijke voor- of nadelen voor het UMCG. Het UMCG heeft met de meeste zorgverzekeraars afspraken gemaakt dat deze systeemwijziging niet leidt tot een voor- of nadeel voor een van de partijen. Hiermee is dit risico gemitigeerd.

Door het afsluiten van hoofdlijnakkoorden tussen ziekenhuizen, zorgverzekeraars en VWS is de (gemiddelde) landelijke volumegroei beperkt. In het kader van de medisch specialistische zorg voor de periode 2014-2017 is vanaf 2015 een beperkte groeiruimte overeengekomen van 1% procent. VWS ziet toe op het naleven van deze afspraken en zet zo nodig het macrobeheersingsinstrument (MBI) in om binnen het macro(groei)kader te blijven.

Hiermee dragen partijen bij aan het beheersen van de macro zorgkosten. De mogelijkheden voor de financiering van innovaties en de introductie van nieuwe (dure) geneesmiddelen is echter beperkt. Naast de introductie van nieuwe oncolytica gaat het in 2017 specifiek om de protonentherapie. De hiermee samenhangende risico’s worden ondervangen doordat met de drie grootste verzekeraars meerjarenafspraken zijn gemaakt, waarin de verzekeraars zich committeren aan de beweging die het UMCG aan het maken is om zijn profiel van complexe zorg en complexe patiënt verder aan te scherpen. Specifieke afspraken zijn hierbij verder gemaakt voor transplantaties en dure geneesmiddelen. Voor de protonentherapie is nacalculatie afgesproken met de zorgverzekeraars, en met een tweetal zorgverzekeraars zijn specifieke afspraken gemaakt over nacalculatie oncologie.

Evenals voorgaande jaren is een belangrijk risico dat de tarieven in het gereguleerde segment onvoldoende zijn. Dit risico is een gevolg van het ontbreken van kostenhomogeniteit in de productstructuur. Door meer aandacht te vestigen op een goede kostprijsaanlevering in NFU-verband, verwachten we dit risico beter te beheersen.

In 2017 zijn voor de komende jaren geen kortingen aangekondigd voor de Beschikbaarheidsbijdrage academische component (BBAZ) en de rijksbijdragen onderwijs en onderzoek (waaronder de werkplaatsfunctie en het opleidingsfonds).

5.8.3 Financiële risico’s inzake projecten en deelnemingen

De komende jaren zal het UMCG omvangrijke investeringen blijven doen op het gebied van bouw en ICT. Om hiervoor financiële ruimte te creëren is een kostenbesparingsprogramma gestart, zoals toegelicht in de vorige
paragraaf.

De bouw van de protonenfaciliteit is volgens planning verlopen en opgeleverd in december 2017. Vanaf januari 2018 worden de eerste patiënten behandeld. De technische risico’s en de bouwrisico’s waren verlegd naar het consortium 
dat de faciliteit heeft gerealiseerd. De exploitatie maakt deel uit van het UMCG.

De exploitatie van het OZG maakt vanaf 2016 voor het eerst voor een heel jaar deel uit van het UMCG. Het belangrijkste risico inzake het OZG voor de komende jaren is gelegen in de realisatie van de uitgangspunten van de
businesscase. Op basis van de meerjarenafspraken met de belangrijkste zorgverzekeraars, de ervaringen in de afgelopen twee jaar en de getroffen maatregelen binnen het Ommelander Ziekenhuis Groningen wordt dit risico nu gering geschat.

5.8.4 Financiële instrumenten

Het UMCG beschikt over een treasurystatuut die in 2015 is geactualiseerd. Hierin is als algemene doelstelling opgenomen het bijdragen aan de financiële continuïteit van de organisatie. Hieronder valt onder meer het waarborgen van de financierbaarheid van de organisatie, het beheersen van de (potentiële) financiële risico’s van de organisatie, het optimaliseren van het rendement op de liquiditeiten en de renteresultaten binnen de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut en het zorgdragen voor een effectief en efficiënt betalingsverkeer. Het UMCG maakt geen gebruik van derivaten.

Ten aanzien van het gebruik van financiële instrumenten zijn de doelstellingen en het beleid van het UMCG inzake de afdekking van risico’s verbonden aan alle belangrijke soorten voorgenomen transacties aldus gericht op de financiële continuïteit van de organisatie. De krediet-, liquiditeits- en kasstroomrisico’s worden ondervangen door het proactief monitoren van de liquiditeitsontwikkeling en de vermogensstructuur. Het UMCG brengt de verwachte liquiditeitsontwikkeling in beeld met behulp van een liquiditeitsplanning die inzicht verschaft in de belangrijkste categorieën kasstromen van de organisatie, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen operationele-, investerings- en financieringskasstromen. Periodiek worden verschillen tussen planning en realisatie geanalyseerd. De ontwikkeling van de vermogensstructuur vloeit voort uit het (strategische) beleid van het UMCG en komt tot uitdrukking in de (meerjaren)begroting en de jaarrekening. Voor de toegang tot de kapitaal- en geldmarkt is het mede van belang de ontwikkeling van deze vermogensstructuur te bewaken. De (toekomstige) ontwikkeling van de solvabiliteitsratio wordt dan ook periodiek nauwlettend gemonitord. Het UMCG voldoet op dit vlak aan de eisen die de externe financiers stellen.

De doorlooptijd van het volledige behandelingsproces en de noodzaak van eigen voorfinanciering van het OHW(onderhanden werk), legt druk op de liquiditeiten. De effecten zijn voor het UMCG beperkt, vanwege de goede financiële uitgangspositie en afspraken met zorgverzekeraars. Door de implementatie in 2017 van het nieuwe EPD gaan in 2018 naar verwachting facturatiedips optreden. Met de meeste zorgverzekeraars zijn hierover afspraken gemaakt voor bevoorschotting. Tevens zijn voor 2018 afspraken gemaakt met de huisbankiers inzake het verstrekken van tijdelijke werkkapitaalfinanciering.

5.9 Financiële analyse

Het UMCG heeft geen winstoogmerk. Gegeven de toenemende risico’s die ziekenhuizen moeten dragen en de investeringen die wij willen doen in ICT, bouw en innovaties is een goed weerstandsvermogen en aldus rendement wel vereist.

Financiële inzet  op speerpunten
De doelstellingen op de verschillende kerntaken (zie hoofdstuk 6) worden ondersteund door gericht hier financiële middelen aan te besteden. Het UMCG richt zich bijvoorbeeld op de complexe zorg. Hierdoor is al enkele jaren sprake van groei in deze zorgactiviteiten, zoals transplantaties, (complexe) oncologie en innovatieve behandelingen. Daar staat tegenover een daling in de zorgactiviteiten (de zogenaamde basiszorg), die  in samenspraak met zorgverzekeraars en andere ziekenhuizen buiten het UMCG worden verricht. Bovenstaande beleidsrichting is afgesproken met zorgverzekeraars en leidt tot een andere zorgportfolio, zich uitend in (per saldo) groei of krimp in activiteiten (opnames, aantal eerste consulten). De groei in zorgopbrengsten heeft dan ook vooral betrekking op dure geneesmiddelen en niet planbare zorg. Niet alle groei in complexe zorg kan worden gefinancierd uit de groei aan externe opbrengsten. Daarom wordt een belangrijk deel van de baten van het programma ‘ruimte voor groei en innovatie’ (zie paragraaf 5.8) hiervoor bestemd.

Om de infrastructuur zodanig te houden dat deze onze academische kerntaken goed ondersteunt, investeert het UMCG in IT, bouw en faciliteiten (bijvoorbeeld centrale vriezerfaciliteit en apparatuur). In 2017 en komende jaren is en wordt fors geïnvesteerd in IT, waaronder het EPD (2016-2019: € 150 miljoen),  en  bouw (2018 -2022: € 254 miljoen), zoals de renovatie en nieuwbouw van de hotfloor en Universitair centrum voor Psychiatrie. De financiële middelen daarvoor zijn in de meerjarenbegroting gereserveerd.

Binnen UMCG O&O zal naast de genoemde investeringen in faciliteiten en infrastructuur de komende jaren fors geïnvesteerd worden in het versterken van de onderzoekstrategie en de ontwikkeling van talentmanagement. Deze investeringen zullen worden gefinancierd uit de reserves die in de afgelopen jaren opgebouwd zijn.

Vergelijking resultaat 2017 -2016
Het geconsolideerde resultaat over 2017 bedraagt € 27,9 miljoen (2016: € 15,4 miljoen). Het resultaat is ten opzichte van 2016 dus gestegen met € 12,4 miljoen. De bedrijfsopbrengsten zijn ten opzichte van 2017 toegenomen met € 46,6 miljoen en de lasten zijn gestegen met € 33,9 miljoen. In deze resultaatsanalyse wordt ingegaan op de cijfers van de enkelvoudige jaarrekening van het UMCG.

Het resultaat van de deelnemingen is circa € 4,4 miljoen lager dan 2016. Dit komt vooral door het lagere resultaat van OZG B.V. (€ 3,4 miljoen ten opzichte van € 6,4 miljoen in 2016), voornamelijk veroorzaakt door hogere rentelasten als gevolg van nieuw aangegane leningen voor de nieuwbouw, hogere patiëntgebonden kosten als gevolg van meer diagnostisch onderzoek en hogere eenmalige kosten die samenhangen met de nieuwbouw.
Alle deelnemingen verwachten komende jaren conform business plannen positief te draaien. Belangrijke aspecten bij de deelnemingen zijn de start van de derde screeningsronde Lifelines, de verhuizing naar de nieuwbouw OZG B.V., het verkrijgen van de beoogde positie in het veranderende zorglandschap (OZG) en de werving en behoud van gekwalificeerd personeel (RAV, OZG).

De belangrijkste mutaties voor de verschillende opbrengst categorieën en kosten worden hierna toegelicht.

Opbrengsten
Binnen het UMCG is sprake van een geïntegreerde (financiële) sturing, hetgeen wil zeggen dat – vooral met betrekking tot de lasten – geen afzonderlijke financiële sturing plaatsvindt naar de verschillende kerntaken. Met betrekking tot de opbrengsten constateren wij de volgende ontwikkelingen:
Met de meeste zorgverzekeraars zijn lange termijn afspraken gemaakt gebaseerd op het hoofdlijnenakkoord, waarbij afspraken gemaakt zijn over groei, portfolio, niet planbare zorg, doelmatigheid en innovaties. De opbrengsten patiëntenzorg zijn – volgend uit de gemaakte afspraken met zorgverzekeraars – toegenomen met circa € 15 miljoen Deze groei heeft betrekking op prijsindexatie, volumegroei in complexe zorg en groei in de vergoeding van dure geneesmiddelen. Tegenover deze groei in opbrengsten voor dure geneesmiddelen staat een toename van de desbetreffende patiëntgebonden kosten.

De Rijksbijdrage voor de werkplaatsfunctie en de medische faculteit is per saldo toegenomen met circa € 1,8 miljoen, o.a. als gevolg van loonbijstelling en de compensatie herstelopslag pensioenpremies in het kader van het loonruimteakkoord. Deze groei in opbrengsten dient dus ter compensatie voor een vergelijkbare groei in kosten.

Op het gebied van onderzoek constateren wij een toename in de omzet in de 2e tot en met 4e geldstroomprojecten van circa € 6,5 miljoen. Op basis van in de afgelopen periode verworven subsidies en de ontwikkelingen op het gebied van samenwerking met het bedrijfsleven wordt de komende jaren een toename van deze opbrengsten verwacht.

Kosten
De stijging van de bedrijfslasten komt vooral door een stijging in de personele kosten (circa € 41,4 miljoen), een stijging van de afschrijvingen (circa € 5,8 miljoen) en van de overige bedrijfskosten (circa € 14,4 miljoen). De toename in de personele kosten wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere kosten als gevolg van extra personeel ingezet voor de implementatie van het ERP en het EPD. De toename van de afschrijvingskosten wordt voornamelijk veroorzaakt door een incidentele bate in 2016, daarvoor gecorrigeerd blijven de afschrijvingen stabiel. De stijging van de overige bedrijfskosten wordt onder andere veroorzaakt door toename in de inkoopkosten van dure geneesmiddelen en hogere ICT- en advieskosten.

Solvabiliteit en financieringsverhoudingen (enkelvoudig)
Het UMCG beschikt eind 2017 over een eigen vermogen van € 272 miljoen (2016: € 247 miljoen). Het eigen vermogen uitgedrukt als percentage van het balanstotaal, de zogenaamde solvabiliteitsratio, is  25.9%
(2016: 23.5%). Hiermee voldoet het UMCG ruim aan de eisen van vreemd vermogensverschaffers.

De financiering van de materiële vaste activa vond ultimo 2017 plaats met lang (eigen en vreemd) vermogen. Dit geldt ook voor het zogenaamde ‘vaste deel’ van de vorderingen. De loan-to-value (verhouding tussen leningen en materiële vaste activa) bedraagt eind 2017 53% (2016: 55%). Hiermee voldoet het UMCG aan de interne normen van haar treasurystatuut. De solvabiliteit en financieringsverhoudingen zijn – naast het resultaat over 2017 – mede beïnvloed door investeringen, aflossingen op langlopende leningen en mutaties in voorzieningen. In zijn totaliteit zijn de voorgenomen investeringen voor bouwprojecten achtergebleven bij de planning. In 2017 is een deel van de verbouwingen in verband met de implementatie van het EPD namelijk tijdelijk stop gezet. Dit heeft, vanwege de gehanteerde afschrijvingstermijnen, voor 2017 echter slechts een beperkt effect op het resultaat.

Liquiditeitsanalyse 
Het totaal aan liquide middelen bedroeg geconsolideerd ultimo 2017 € 229 miljoen (ultimo 2016: € 298 miljoen). Voor een toelichting op deze mutatie wordt verwezen naar het kasstroomoverzicht in de jaarrekening. Door adequaat werkkapitaalbeheer en goede afspraken met zorgverzekeraars, is sprake van een goede liquiditeitspositie. Dit blijkt ook uit de liquiditeitsratio’s, zoals de DSCR (debt service coverage ratio) welke in 2017 3,3 bedraagt (2016: 2,0). 
Enkelvoudig bedragen deze ratio’s 3,5 en 1,6 en hiermee voldoet het UMCG ruimschoots aan de eisen van vermogensverschaffers.

Financiële vooruitblik naar 2018 en komende jaren
Komende jaren zullen we fors investeren in bouw en IT. Daarnaast zullen we de ingezette transitie naar complexe zorg vervolgen en investeren in onderzoeksfaciliteiten. Omdat de kostentoename volgend uit deze investeringen niet door subsidiegevers of zorgverzekeraars wordt betaald, is het noodzakelijk kosten te reduceren. Dit doen we via het programma ‘ruimte voor groei en innovatie’, met een kostenreductiedoelstelling in de komende jaren van € 35 miljoen.

De middelen voor voorgenoemde investeringen zijn gereserveerd in de meerjarenbegroting. Daarbij dient te worden opgemerkt dat hierbij (zeer beperkt) rekening is gehouden met het effect van moeilijk vervulbare vacatures, zowel op de kosten als activiteitenniveau (opbrengsten). Ook zijn onze financiële buffers zodanig dat deze forse investeringen niet leiden tot het niet voldoen aan eisen die banken en andere toezichthouders aan ons stellen. Wij zien de (financiële) toekomst dan ook met vertrouwen tegemoet!